Основной сценарий работы с системой:
- Заявитель создает новую заявку на таможенное оформление, добавляет в нее требуемые услуги и документы. Заявка имеет статус «Проект» и видна только Заявителю. Заявитель может удалить ошибочную заявку.
- После того, как заявка готова к передаче Таможенному представителю в работу, Заявитель нажимает на кнопку «Передать Декларанту». Заявка переходит в статус «Готова для обработки» и становится видимой Администратору таможенного представителя.
- Заявка распределяется в одно из своих подразделений. Заявка переходит в статус «Распределена» и становится видимой Декларантам соответствующего подразделения.
- Декларант берет заявку в работу. Заявка переходит в статус «В работе». Декларант может добавить дополнительные услуги в заявку, если это требуется для ее выполнения, и направить ее на дополнительное согласование Заявителю. Такие заявки имеют статус «Требуется подтверждение услуг от клиента». Заявитель может подтвердить (в таком случае заявка возвращается обратно в подразделение Таможенного представителя со статусом «Услуги подтверждены клиентом») либо отклонить (в тазом случае Заявка считается завершенной со статусом «Услуги отклонены клиентом»).
- В процессе работы с заявкой может появляться необходимость в представлении дополнительных документах. О таких потребностях Декларант сообщает Заявителю через систему сообщений, заявка же переводится в статус «Недостаточно информации».
- Когда Декларант создает таможенные документы по услугам заявки, ее статус меняется на «Оформление документов». Соответствующая отметка «Создан документ» появляется в услуге заявки.
- Когда Декларант начинает электронный обмен с таможенным органом по заявке, ее статус меняется на «Таможенное оформление». Таможенные номера документов (УИН, регистрационный номер) обновляются в услугах заявки автоматически.
- Заявка переходит в статус «Исполнена» в момент, когда основная услуга заявки считается выполненной. По завершенным услугам Заявитель в любой момент может получить печатную форму в формате pdf двойным щелчком мыши по услуге.
Общие вопросы
Работа с журналом заявок и его настройка
Журнал заявок – это перечень отображаемых системой заявок. Обновление журнала происходит по нажатию кнопки меню «Обновить» или автоматически через установленные интервалы времени (Сервис/Настройки/Период обновления журнала заявок). Дополнительный фильтр в меню определяет, какие статусы заявок и какой временной период необходимо отображать.
Перечень полей, отображаемых в журнале заявок, и их порядок могут быть настроены индивидуально. Перечень отображаемых в журнале задается нажатием на верхний левый угол журнала, а порядок определяется перетаскиванием мышью требуемых полей.
По каждому из полей возможна сортировка записей – просто нажмите на название колонки. Рядом с названием поля появится треугольник, указывающий на порядок сортировки (как на поле Статус выше).
Чтобы выбрать заявку, нажмите на нее одинарным щелчком мыши. заявка выделится синей заливкой. В нижней части журнала будет отображен набор услуг и сообщения по данной Заявке.
В левом нижнем углу журнала можно переключаться между закладками «Услуги» и «Документы (Файлы)», на которой можно присоединять требуемые для оформления документы (транспортные, коммерческие, разрешительные и т.п.).
Правая кнопка мыши на любой записи открывает контекстное меню с возможными действиями.
Создание заявки (Заявитель)
Нажмите кнопку меню «Создание заявки». В открывшемся окне заполните требуемые данные, добавьте услуги и документы. Нажмите «Ок».
Редактирование Заявки (Заявитель)
Для ручного редактирования щелкните дважды по требуемой заявке. Пока заявка находится в статусе «Проект», допускается изменение изначальных данных. В других статусах допускается добавление услуг и документов при необходимости. Также в любых статусах допускается добавление сообщений. Удалить заявку можно только в статусе «Проект».
Пакетная загрузка заявок (Заявитель)
Возможно массовое создание заявок через механизм пакетной загрузки (например, для создания заявок на оформление контейнерного поезда). Для этого документы для каждой отдельной заявки должны находиться в отдельных подпапках, а общие характеристики заявок задаются в окне ввода данных. Функция доступна из меню Редактирование / «Пакетная загрузка».
Использование шаблонов для автоматизации работы (Заявитель)
Заявителю доступны шаблоны Excel для заполнения данных по товарам – меню Сервис / «Получение шаблона». Предоставление данных в структурированном виде ускоряет работу декларантов при таможенном оформлении.
Отчеты
В меню Отчеты / «Отчет по заявкам» доступен функционал по формированию отчетов по заявкам и услугам за заданный период. Выберите в открывшемся окне требуемые параметры отчета и нажмите «Создать отчет».