По умолчанию каждый из пользователей может формировать и выгружать отчеты по журналам доступных данному пользователю документов.
Доступ пользователей к отчетам при необходимости можно ограничить. Для этого Вам потребуется рабочее место с ролью "Финансы". Роли присваиваются с помощью Административной утилиты.
Для ограничения доступа пользователя к выгрузке отчетов:
Откройте любой журнал документов. Выберите пункт меню Финансы / Лицевые счета. 
В открывшемся окне выберите требуемое подразделение, нажмите "Рабочие места" для просмотра списка рабочих мест подразделения. 
Выберите требуемое рабочее место, нажмите "Свойства рабочего места".
В Свойствах поставьте галки на "Запрет на доступ к отчетам" / "Запрет на выгрузку отчетов". 
Нажмите "Ок". Обновленные свойства зачитываются при старте программы.