Методические рекомендации по оформлению в программе коммерческих актов
- В тех случаях, когда в процессе временного хранения владельцем склада (иного места) временного хранения выявляется (становится известным) несоответствие количественных и качественных товаров, находящихся на временном хранении, тем сведениям, которые он заявлял ранее в отчете о принятии по форме ДО-1, владелец склада должен подготовить и передать в таможенный орган документ (коммерческий акт), который дополнит и скорректирует сведения о товарах на временном хранении в его информационной системе (в программе Мастере СВХ) и в информационной системе контролирующего таможенного органа (в КПС «Учет товаров на ВХ»).
- В контексте действующих нормативов (Порядка при временном хранении, утвержденного приказом ФТС России от 29 декабря 2012 г. № 2688 с учетом методических Рекомендаций, приведенных в письме ФТС России от 27 февраля 2014 г. № 01-11/08795) под фактом выяснения таких несоответствий следует понимать:
- выявленные в процессе проведения складских операций факты повреждений, пересортиц, недостач, ошибок укомплектования грузов отправителем и т.п.;
- информирование с помощью средств информационного обмена владельца склада (иного места) ВХ о правильных (уточненных) качественных и количественных характеристиках товаров, находящихся на временном хранении.
- Оформление нового коммерческого акта начинается после того, как первично поданный на основании товаросопроводительных документов отчет о принятии по форме ДО-1 прошел регистрацию в таможенном органе. Составлять новый коммерческий акт до того, как отчет о принятии прошел регистрацию в таможенном органе не рекомендуется. Аналогично, не рекомендуется приступать к оформлению нового коммерческого акта до тех пор, пока предыдущий коммерческий акт еще не принят таможенным органом.
- Вопрос оформления несоответствий товаров сведениям из товаросопроводительных документов, выявляемых непосредственно в момент принятия товаров на временное хранение, подробно рассмотрен в разделе 9.
- Чтобы приступить к оформлению нового коммерческого акта, необходимо выполнить следующие действия:
- найти в журнале отчетов о принятии запись для того отчета о принятии, в отношении товаров которого необходимо составить акт;
- убедиться, что таможенный статус этого отчета «Зарегистрирован».
- Если статус отчета «На оформлении», то, скорее всего, этот отчет еще не передавался в таможенный орган. В этом случае целесообразно вносить изменения не в отдельный коммерческий акт, а непосредственно в сведения отчета; при необходимости в графе «Примечания» товара можно уточнить реквизиты документов, на основании которых вносимые сведения отличаются от указанных в товаросопроводительных документах.
- Если статус отчета «На рассмотрении», то это означает, что отчет находится на рассмотрении в таможенном органе, или то, что по сведениям, указанным в этом отчета уже составлен уточняющий и корректирующий сведения документ (другой акт или письмо об ошибках), он отправлен в таможенный орган и находится на рассмотрении. В этом случае сначала следует дождаться решения по предыдущей отправке (отчета или акта), и только после этого приступать к оформлению нового акта.
- Если статус отчета «На переоформлении», и этот статус установили не Вы с целью оформить акт, то необходимо выяснить у коллег, кто прямо сейчас занимается оформлением документов, изменяющих сведения, заявленные в этом отчете и согласовать свои действия с ними, чтобы исключить ситуацию, когда в информационной системе склада ведется оформление новых изменений до того, как предыдущие прошли прием в таможенном органе.
- с помощью пункта меню журнала «Статус – Изменить статус» установить для найденного отчета новый статус «На переоформлении».
- в открывшейся форме с таможенным статусом выбранного отчета установить новое значение статуса «На переоформлении», который просигнализирует остальным пользователям программы, что сведения, указанные в этом отчете, будут корректироваться.
- Внесение сведений о новом коммерческом акте, относящимся к товарам выбранного отчета о принятии по форме ДО-1, осуществляется из формы отчета. Для этого необходимо:
- Открыть отчет о принятии со статусом «На переоформлении».
- В списке товаров перейти к товару, в отношении которого требуется уточнить (дополнить) ранее заявленные сведения, и открыть его
- В форме товара перейти на закладку «Несоответствия». На этой закладке с помощью кнопки «Действия» и меню «Новое несоответствие» добавить запись в историю несоответствий о товаре о факте нового несоответствия
- В строке ввода выбора коммерческого акта с помощью кнопки «Подробнее» и выпадающего меню «Новый…» перейти к оформлению нового коммерческого акта
- В открывшееся форме заполнения нового коммерческого акта последовательно пройти и заполнить все поля ввода данных. Особенно обратить внимания на поля, отмеченные как обязательные (бледно-розовый фон).
В том случае, если система документооборота, принятая на Вашем предприятии, не предъявляет каких-то специфических требований к нумерации коммерческих актов, и их номера Вы вольны назначать произвольно, имеет смысл задать номер в виде номера отчета о принятии, какого-нибудь разделительного символа и номера акта по порядку в рамках этого отчета. Это позволит легко по номеру акта в бумажном виде следить за порядком в нумерации актов. - Далее в форме товара отчета о принятии, корректируемого этим актом, на закладке «Несоответствия» следует уточнить в выпадающем списке вверху, какого рода несоответствие выявлено в отношении этого товара. Это одно из трех:
- Товар отличается по своим характеристикам от указанных ранее сведений. В эти отличия входят как отличия в качественных характеристиках (наименование, код ТН ВЭД, вид упаковки и грузовых мест), так и отличия в количественных характеристиках в большую или меньшую сторону.
- Товар значится по документам, но отсутствует по факту. Такого рода несоответствие обычно используется, если в коммерческом акте хотят полностью удалить из товарной партии этот товар, в том числе и затем, чтобы дополнить список товаров партии другими товарами, как бы замещающими этот товар.
- Товара нет по документам, но он присутствует по факту. Этого рода несоответствия обычно используется для новых товаров, которые включаются в товарную партию этим коммерческим актом, в том числе и в замещение товаров, исключенных из товарной партии предыдущим видом несоответствия.
- После выбора вида несоответствия следует заполнить таблицу отличий характеристик ожидаемых и фактических по этому товару.
Обратите внимание, что в случае выявления несоответствия товара «Товар отсутствует по факту», все количественные характеристики в правой части будут сброшены программой в нулевые значения. Аналогично, в случае выбора «Товар отсутствовал в товаросопроводительных документах» обнуляться характеристики в колонке «Значения по документам».
Чтобы изменить значение в какой-либо ячейке этой таблице, подведите на нее (мышью или клавишами управления курсором) выделение и нажмите пробел. После ввода нового значения в ячейку клавишей Enter запишите исправленное значение в ячейку таблицы.
Все значения, вводимые Вами в правую колонку «Значения по факту» автоматически попадут в поля формы товара, расположенные на соседних закладках «Общее» и «Количество», вводить их дважды нет нужды. - Если в коммерческом акте участвуют несколько товаров, то вышеописанные действия следует повторить для всех товаров. При этом на первом шаге для второго и последующих товаров, участвующих в коммерческом акте, новый акт уже создавать не надо, а надо выбрать с помощью кнопки «Подробнее» и выпадающего меню «Выбрать» уже созданный для первого товара коммерческий акт.
- Если в коммерческом акте будут участвовать новые товары, то есть товары, для которых надо указать вид третий вид несоответствия – «Товара нет по документам, но он присутствует по факту», то такие товары следует добавлять в товарную партию в конец списка товаров, не раздвигая нумерацию товаров в отчете, а продолжая ее. В том случае, если коммерческий акт составляется в связи с поступлением информации в ходе основного таможенного оформления (сведений из ДТ), то настоятельно рекомендуем Вам все новые товары, добавляемые в товарную партию, обрамлять новым транспортным документом (накладной / ДТ) так, чтобы в одном транспортном документе остались бы все старые первичные товары, а в следующем за ним – все новые (выясненные по ДТ) товары.
- Печатный вид коммерческого акта, если он требуется Вам для делопроизводства, можно получить из формы отчета с помощью пункта меню «Отчетность – Коммерческий акт».
- Чтобы передать коммерческий акт в таможенный орган, закройте отчет о принятии, сохранив в нем изменения, вернитесь в журнал отчетов о принятии, пометьте запись с отчетом ДО-1(он в красном статусе «На переоформлении»).
- Если Вы подключены к АПС ЭПС, то воспользуйтесь пунктом меню «Обмен – Передать в таможню». Программа догадается по текущему статусу отчета и по наличию еще не отправленных актов, что Вам надо передать в таможню не сам отчет, а последний составленный акт и отправит именно его. После отправки таможенный статус отчета поменяется на желтое значение «На рассмотрении». В колонке «ЭД» со статусом отчета в ЭПС последовательно по мере прохождения отчета по узлам связи будут появляться значения «ДО-1 К/А [доб.лист] отправлен», «ДО-1 К/А [доб.лист] на РТУ», «ДО-1 К/А [доб.лист] на посту». После поступления из контролирующего таможенного органа сведений о принятии акта, статус отчета опять вернется в зеленое значение «Зарегистрирован».
- Если Ваш склад не имеет подключения к АПС ЭПС и предоставляет отчетность в бумажном виде с использованием электронных копий на сменном носителе, пометьте отчет о принятии в журнале и выгрузите его на сменный носитель с помощью пункта меню «Обмен – Выгрузить в xml-формате». В указанный Вами каталог (или архив) вместе с отчетом будут выгружены все составленные Вами акты. Статусную модель отчета («На рассмотрении», «Зарегистрирован») в отношении этого отчета Вам придется указывать в этом случае в программе вручную с помощью пункта «Статус – Изменить статус».
- Если в Вашем распоряжении имеется справка по выпускаемым товарам, поступившая из таможенного органа по электронным каналам связи, или электронная копия ДТ, предоставленная Вам грузополучателем или иным лицом, имеющим распоряжаться этими товарами, то процесс составления коммерческого акта можно существенно упростить. Особенно это бывает важно для больших товарных партий, когда многие товары, первично заявленные в ДО-1 на основании товаросопроводительных документов, существенно корректируются в ходе основного таможенного оформления в выпускающих ДТ.
- Поступающие из таможенного органа справки о выпуске записываются в журнале уведомлений о выдаче товаров, доступном из пункта меню главной формы программы «Журналы – Уведомления о выдаче». Чтобы оформить по очередному поступившему уведомлению новый коммерческий акт, приводящий список товаров какой-либо ДО-1 к виду, указанному в выпускающей ДТ, необходимо открыть уведомление и с помощью кнопки «Действия» выбрать пункт меню «Оформить коммерческий акт».
- В открывшемся Мастере оформления коммерческого Акта по Уведомлению о выпуске необходимо сначала уточнить отчет ДО-1, в отношении товаров которого надо составить коммерческий акт. Программа постарается по указанным в справке товаросопроводительным документам найти подходящий отчет о принятии. Если этого у ней не получится, Вы можете указать другой отчет о принятии, отыскав его в журнале с помощью кнопки «Другой» в колонке «Действия» списка кандидатов из отчетов о принятии.
- На следующем шаге Мастера Вам необходимо пометить в левом списке те товары отчета о принятии, которые надо заместить товарами, указанными в уведомлении, и в правом списке те товары уведомления, которые будут замещать товары отчета о принятии. По мере отметки в обоих списка суммовые характеристики отмеченных товаров будут отображаться непосредственно под списками, контролируйте их значения с тем, чтобы общие веса по товарной партии ошибочно не менялись в результате неправильной пометки.
- Обратите внимание на режим замещения / исключения товаров в левом списке, который можно выбирать в контекстном меню левого списка (или выпадающем меню кнопки Действия»).
Режим «Заменить помеченные товары» позволит создать такой акт, в котором товары ДО-1 будут помечены как несоответствующие по своим характеристикам – первый вид несоответствия по классификации, приведенной в пункте 6 настоящих рекомендаций. Такой режим удобен для небольших списков товаров, особенно когда количества товаров исключаемых актом и им вносимых, совпадают, и взаимное соответствие очередного исключаемого товара с очередным включаемым напрашивается само собой по их взаимно соответствующим качественным характеристикам.
Режим «Исключить помеченные товары» позволит создать такой акт, в котором выбранные существующие товары отчета ДО-1 слева будут помечены как отсутствующие по факту, а товары из ДТ, помеченные справа, будут внесены в товарную партию, как добавленные, при этом они будут обрамлены новым транспортным документом – декларацией на товары. Такой режим является удобным для больших товарных партий, или партий, в которых затруднительно указать какой конкретно товар первичного отчета ДО-1 каким конкретно товаром ДТ заместился. - На последнем шаге после уточнения общих параметров нового Акта (дата, время, номер и обстоятельства выявления) Мастер создаст и привяжет к отчету о принятии новый коммерческий Акт, приводящий список товаров в товарной партии, принятой по отчету о принятии ДО-1, к виду и характеристикам, указанным в выпускающей декларации на товары.
- Если в Вашем распоряжении имеется электронная копия ДТ, оформленной в отношении товаров, находящихся на временном хранении на Вашем складе, то Вы можете, не дожидаясь поступления из контролирующего таможенного органа уведомления о выпуске товаров, привести список товаров в товарной партии на ВХ в соответствие с данными этой ДТ.
- Мастер оформления нового коммерческого акта по электронной копии ДТ вызывается из списка коммерческих актов, привязанных к отчету о принятии. Доступен этот список из меню «Сервис – Коммерческие акты» формы отчета о принятии.
- Действия по работе в Мастере оформления нового коммерческого акта по электронной копии ДТ полностью аналогичны действиям, описанным в пунктах 1.1- 8.1.4.
- Мастер оформления нового коммерческого акта по электронной копии ДТ вызывается из списка коммерческих актов, привязанных к отчету о принятии. Доступен этот список из меню «Сервис – Коммерческие акты» формы отчета о принятии.
- Поступающие из таможенного органа справки о выпуске записываются в журнале уведомлений о выдаче товаров, доступном из пункта меню главной формы программы «Журналы – Уведомления о выдаче». Чтобы оформить по очередному поступившему уведомлению новый коммерческий акт, приводящий список товаров какой-либо ДО-1 к виду, указанному в выпускающей ДТ, необходимо открыть уведомление и с помощью кнопки «Действия» выбрать пункт меню «Оформить коммерческий акт».
- В тех случаях, когда выявление несоответствий характеристик товаров сведениям из товаросопроводительных документов выясняется владельцем склада (иного места) временного хранения непосредственно в момент принятия товаров на временное хранения, у владельца склада есть два варианта оформления выявленных несоответствий:
- Первый вариант – наиболее распространенный. Владелец сразу указывает в новом отчете ДО-1 правильные (фактические) количественные и качественные характеристики принимаемых на хранение товаров. Если при этом существуют (составлены) какие-то другие документы, которые касаются отношений владельца склада с контролирующим таможенным органом (акт таможенного досмотра/осмотра), то реквизиты этих документов (наименование, номер и дата) могут быть указаны в графе примечаний по товару.
- Второй вариант – реже используемый. Владелец указывает в новом ДО-1 сведения по товаросопроводительным документам, а после регистрации отчета сразу же составляет и отправляет следом коммерческий акт, в котором уточняет фактические характеристики товаров.
Второй вариант (долгий), как правило, используется в тех случаях, когда отчет ДО-1 выступает в качестве документов, представленных для помещения товаров на ВХ. В соответствии с методическими рекомендациями о применении Порядка при ВХ (Письмо ФТС России от 27.02.2014 № 01-11/08795), отчет о принятии по форме ДО-1 выступает в качестве документов, представленных для помещения товаров на ВХ, в следующих случаях:
- склад в месте прибытия на таможенную территорию,
- иные места ВХ, перечисленные в пункте 34 Порядка под цифрами 6, 7 и 8,
- в других случаях, когда отчет подается владельцем СВХ до истечения срока представления документов (3/12 часов).
Во всех остальных случаях сведения о том, что ожидалось по товаросопроводительным документам, уже есть в таможенной системе в журнале представлений, и предпочтительным вариантом составления отчетности ДО-1 является первый вариант, незамедлительно доставляющий до таможенного органа сведения о фактическом состоянии товаров на тот момент, когда владелец склада (иного места) временного хранения приступил к своим обязанностям.